Programación de Visitas

*Azul: Acceso general *Verde: Acceso con opción de visualizar únicamente

Para efectos de gestionar la información relacionada con la programación de visitas del Ministerio de Justicia y del Derecho a los diferentes Centros y Entidades operadoras de MASC, el usuario debe iniciar sesión en el SICAAC utilizando su usuario y contraseña asignados. (Ver Autenticación en el Sistema). A continuación se observan las instrucciones para el manejo de este módulo desde el rol Director de Métodos:

*(Para observar las indicaciones de manejo desde el Rol Director de Centro, por favor desplácese hacia el final de este tema)*

*(Para observar las indicaciones de manejo desde el Rol Funcionario del Ministerio de Justicia, por favor haga clic en este enlace: Programación de Visitas: Funcionario Ministerio)*

Una vez ingrese al sistema, diríjase a la barra de menú principal ubicada en el área superior de la pantalla, haga clic sobre la opción "CONTROL" y en la lista desplegable seleccione "Programación de Visitas" así:

Al hacer clic en esta opción, observará una vista con la lista de visitas que han sido programadas hasta el momento, tanto a Centros como a Entidades Avaladas. La lista se separa en 2 pestañas como se muestra a continuación:

*Pestaña 1: Visitas programadas a Centros

*Pestaña 2: Visitas programadas a Entidades Avaladas

Para utilizar el icono Eliminar el usuario debe tener en cuenta que el sistema sólo le permitirá borrar una visita programada si esta NO posee requerimientos asociados a la misma. En caso de tener alguno, el sistema impedirá la eliminación y mostrará un mensaje de alerta el color rojo ubicado en el área superior de la pantalla.

*Programar una Visita: Para agendar una nueva visita a un Centro o Entidad Avalada, haga clic en el botón , aparecerá el siguiente formulario donde deberá relacionar la información requerida. A continuación se muestra la programación de una visita a un Centro:

NOTA

Recuerde siempre hacer clic en el botón para programar la visita. En caso de no hacerlo, la visita no será programada en el sistema.

*Agregar Documento: Al hacer clic en el botón , el sistema le mostrará la siguiente vista en donde podrá agregar un documento de soporte de la visita si así lo desea:

*Agregar Observación: Al hacer clic en el botón , el sistema le mostrará la siguiente vista en donde podrá agregar observaciones para la visita a programar:

Una vez registrados los datos, el sistema le redireccionará a la lista inicial de visitas programadas, donde aparecerá la que acaba de crear. En el área superior de la pantalla observará un mensaje de notificación exitosa:

En la columna final de esta tabla, aparecen los tres iconos principales: Ver Detalles , Editar y Eliminar que le permitirán observar, modificar o borrar una visita respectivamente.

NOTA

Recuerde que para Eliminar una visita, esta no debe tener requerimientos asociados, si los tiene, el sistema impedirá su eliminación.

*Ver Detalles: Al pulsar el botón Ver Detalles , el sistema lo llevará a la siguiente pantalla emergente, donde podrá descargar el archivo adjunto al Estado registrado para la visita y consultar la información general del evento:

*Editar: Al hacer clic en el botón Editar el sistema abrirá una vista similar a la del registro de la visita. Si la visita ya se realizó, el sistema ahora mostrará la pestaña "Requerimientos" activada, en donde será posible registrar, valorar, actualizar, eliminar o hacer seguimiento a los Requerimientos, que son consecuencia de la visita realizada. A continuación se muestran las diferentes vistas de las pestañas:

*Pestaña 1: Información Visita: En esta pestaña podrá modificar la información que se requiera de la visita, y en caso de realizar algún cambio de Estado, al final de la vista de edición el sistema le dará la opción de Notificar la novedad al Centro que será visitado o no hacerlo:

NOTA

Recuerde siempre hacer clic en el botón , para guardar los cambios hechos en la información de la visita. En caso de no hacerlo, la visita no será modificada en el sistema y la información actualizada no se guardará.

Al hacer clic en el botón , el sistema le mostrará la información del funcionario o funcionarios responsables de la visita en una ventana emergente:

*Pestaña 2: Requerimientos: En esta pestaña podrá ver los requerimientos hechos al Centro como consecuencia de la visita, registrar nuevos requerimientos, valorar los requerimientos hechos al centro y su respuesta, actualizar un requerimiento, hacer seguimiento de los mismos o eliminarlos:

NOTA

Para poder hacer la eliminación de forma adecuada, el usuario deberá hacer uso del icono Editar y en la vista que se abre, ubicar los requerimientos agregados para eliminarlos (usando este botón en dicha vista ), finalmente, deberá guardar el cambio realizado haciendo clic en el botón y al regresar a la lista inicial de visitas, podrá entonces pulsar el icono eliminar y el sistema acatará la orden dado que ya no existen requerimientos asociados.

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*Instrucciones para el Rol Director de Centro: Para efectos de gestionar la información relacionada con las Visitas Programadas a los diferentes Centros y Entidades operadoras de MASC, el usuario debe iniciar sesión en el SICAAC utilizando su usuario y contraseña asignados. (Ver Autenticación en el Sistema). A continuación se observan las instrucciones para el manejo de este módulo desde el rol Director de Centro:

Una vez se ha programado una visita a un Centro, el Director de esa organización recibirá un correo electrónico con la notificación respectiva que incluye la fecha de la visita, el nombre del funcionario responsable y una serie de indicaciones para que ingrese al sistema con su usuario y contraseña y verifique en el módulo Control - Programación de Vistas, que el evento programado aparezca reflejado allí. A continuación se observa la vista que observaría un Director de Centro al ingresar al módulo indicado, en la cual este solo podrá observar los detalles de la visita y descargar los documentos que se encuentren adjuntos al Estado de la misma:

* Para el caso del icono Ver detalles, al pulsar el botón el sistema lo llevará a la siguiente pantalla, donde podrá consultar la información general del evento.

En el caso de seleccionar el icono Editar el sistema abrirá una vista similar a la del registro donde será posible observar la información de la visita programada al Centro y responder los Requerimientos, que son consecuencia de la visita realizada. Así mismo, podrá modificar la información que se requiera, y en caso de realizar algún cambio de Estado, al final de la vista de edición el sistema le dará la opción de Actualizar la Visita:

*Pestaña 1: Información Visita:

NOTA

Al hacer clic en el botón , el sistema le mostrará la información del funcionario o funcionarios responsables de la visita en una ventana emergente:

*Pestaña 2: Requerimientos: En esta pestaña podrá ver los requerimientos hechos al Centro como consecuencia de la visita y hacer seguimiento de los mismos:

NOTA

*Responder un requerimiento: Al hacer clic sobre el botón , el sistema mostrará el siguiente formulario para responder el requerimiento:

*Seguimiento del requerimiento: Al hacer clic sobre el botón , el sistema le mostrará los diferentes estados por los que ha pasado un requerimiento en especifico:

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