Aval de Formación

*Azul: Acceso general *Verde: Opción de visualizar únicamente

En este módulo observará las instrucciones para la creación de Solicitudes de Aval de Formación, así como la gestión de la información de las mismas. Para acceder a estas funcionalidades, es necesario que inicie sesión en SICAAC con su usuario y contraseña respectivos. (Ver Autenticación en el Sistema.) A continuación, se observan las instrucciones para el manejo de este módulo desde el rol Representante de Entidad Promotora.

*(Para observar las indicaciones de manejo desde el Rol Director de Métodos, por favor desplácese hacia el final de este tema)*

*(Para observar las indicaciones de manejo desde el Rol Funcionario Ministerio, por favor haga clic en este enlace: Aval de Formación: Funcionario Ministerio)*

Una vez autenticado y seleccionado el Rol y Ámbito correspondiente, diríjase a la barra de menú principal, ubicada en el área superior de la pantalla y seleccione la opción "SOLICITUDES" y en la lista que se despliega, seleccione la opción "Aval de Formación" así:

Al ingresar a este módulo, se observa una tabla que incorpora la lista de Solicitudes de Aval de Formación que han sido registradas en el sistema bajo su entidad:

Aval de Formación Al dar clic en el botón Seguimiento de la Solicitud, aparecerá la siguiente vista:

Tenga en cuenta que la opción de Editar la información de una solicitud (), sólo será visible cuando el estado de esta sea: "En construcción", "Realizar correcciones" o "Atendiendo observaciones". Si la solicitud presenta un estado distinto a estos, no se visualizará el icono Editar.

*Crear una Solicitud: Para adicionar una nueva solicitud de aval de formación, haga clic en el botón , aparecerá la siguiente vista que incluye cinco pestañas organizadas verticalmente: Datos Entidad Avalada, Director Entidad Avalada, Requisitos, Programa de Formación y Enviar. A continuación se observa el aspecto y los elementos que componen cada una:

*Pestaña 1: Datos Entidad Avalada:

*Pestaña 2: Director Entidad Avalada: Al hacer clic sobre esta pestaña, el sistema le mostrará inicialmente una vista de verificación donde deberá ingresar tipo y número de documento de identidad de la persona a registrar, para luego hacer clic en el botón , así, el sistema validará si la identificación ingresada ya posee datos registrados en el sistema o no, conduciéndole a la siguiente vista que incluye el formulario de registro de información respectivo:

Vista 1: Verificación datos Director Entidad Avalada:

Vista 2: Registro o edición de datos del Director:

*Pestaña 3: Requisitos: En este espacio el usuario deberá adjuntar una serie de documentos tanto del Representante legal de la entidad, como del plan de estudios del programa, archivos que respaldan la solicitud.

*Pestaña 4: Programa de Formación: Esta pestaña permite consignar toda la información relacionada con el Programa de Formación que incluye la solicitud.

*Pestaña 5: Enviar: La quinta y última pestaña es la confirmación y envío de su solicitud de aval de formación al Ministerio de Justicia y del Derecho.

Al hacer clic en el botón , el sistema le pedirá que confirme la el envío de la solicitud:

Y en el centro de la pantalla observará este cuadro de diálogo que indica el número de solicitud que acaba de registrar y la fecha de creación de la misma:

NOTA

El radicado de solicitud externa de documentación ante el Ministerio de Justicia y del Derecho se encuentra conformado por:

Haga clic en el botón "CERRAR" para salir de este cuadro de diálogo. Automáticamente el sistema le redireccionará a la lista inicial de solicitudes donde aparecerá reflejado el registro que acaba de realizar.

Debe estar atento(a) durante la creación de la solicitud, ya que si desea modificar algún dato o continuar diligenciando la información luego, podrá hacerlo siempre y cuando NO oprima el botón ubicado al final de todo el proceso, ya que esta acción remitirá la solicitud al Ministerio para su revisión y Ud. no podrá efectuar cambios en el futuro.

Recuerde que este módulo del sistema tiene una función de guardado de información por etapas, es decir, en el proceso de creación de la solicitud cuyas vistas se dividen en pestañas, encontrará el botón al final de cada una, lo que le permitirá guardar la información que ha ingresado hasta el momento sin que sea obligatorio realizar todo el proceso en un solo momento. Cuando desee salir de la vista de creación de solicitud, guarde la última información diligenciada y haga clic en el botón que lo conducirá a la lista inicial de solicitudes; de esta manera podrá editar o completar la solicitud después, haciendo clic en el icono editar que aparece ubicado así:

A continuación se listan los diferentes estados por los que pasa la Solicitud de aval de formación desde su creación hasta su archivo:

EN CONSTRUCCIÓN: Cuando la solicitud se encuentra en proceso de creación por parte del Representante de la Entidad Promotora y no se ha remitido aún al Ministerio.
ENVIADA AL MINISTERIO: Cuando la solicitud ha sido diligenciada en su totalidad y se ha remitido al Ministerio para su revisión pulsando el botón ubicado en la última pestaña de la vista de creación.
EN REVISIÓN: Cuando MinJusticia recibe la solicitud y procede a revisarla detalladamente.
REALIZAR CORRECCIONES: Cuando MinJusticia realiza alguna observación o corrección y ha remitido la solicitud de vuelta para que el Rpte. de la Entidad Promotora haga los cambios respectivos.
ATENDIENDO OBSERVACIONES: Cuando la solicitud es recibida por el Rpte. de la Entidad Promotora y este se encuentra editándola y/o complementándola de acuerdo a las observaciones.
REVISIÓN DE VERIFICACIÓN: Cuando el Rpte. de la Entidad Promotora reenvía la solicitud al Ministerio con las correcciones aplicadas y este la recibe para hacer una segunda revisión de verificación.
APROBADA: Cuando MinJusticia termina de verificar las correcciones y admite o avala la solicitud.
RECHAZADA: Cuando MinJusticia termina de verificar las correcciones y no admite la solicitud dado que no cumple con los requisitos y/o no subsana los requerimientos hechos.
ARCHIVADA: Cuando la solicitud ha sido rechazada o hay desistimiento por parte del solicitante y se procede a su archivo.
RESOLUCIÓN DE AUTORIZACIÓN: Cuando MinJusticia ratifica la aprobación de la solicitud mediante el aval o autorización oficial de la misma.

Cada vez que haya un cambio de estado, el SICAAC le notificará vía correo electrónico sobre esta novedad, permitiéndole llevar un control constante sobre su solicitud.

A continuación se observa un ejemplo del aspecto de la vista de Detalles () que ofrece el sistema sobre una solicitud que fue Rechazada:

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*¿QUÉ SUCEDE CUANDO LA SOLICITUD HA SIDO REVISADA Y DEVUELTA PARA SU CORRECCIÓN?: A continuación se observan las instrucciones de manejo de este módulo, en el evento en que el Funcionario del Ministerio de Justicia y del Derecho haya recibido, revisado y devuelto la solicitud a la Entidad Promotora para su corrección:

El usuario deberá iniciar sesión en SICAAC con su usuario y contraseña asignados y dirigirse al módulo de Solicitud de Aval de Formación. Una vez allí observará la lista de solicitudes que posee la Entidad, en la que debe ubicar la solicitud sobre la que ha recibido la notificación de cambio de estado vía correo electrónico. Al frente de la solicitud, observará que el icono de Editar () está activo y podrá hacer clic sobre él para proceder a observar las correcciones hechas por el Funcionario de MinJusticia y hacer los ajustes necesarios.

*Vista de observación y aplicación de correcciones:

Al pulsar el botón se habilitarán todas las pestañas que contienen la información de la solicitud, permitiéndole editar y/o complementarla. Recuerde NO hacer clic en el botón hasta asegurarse de haber aplicado la corrección solicitada por el Ministerio y cerciorarse de que todo lo demás esté en orden, ya que una vez reenvíe la solicitud para ser verificada nuevamente, no podrá modificarla.

Al hacer clic en el botón , el sistema le pedirá que confirme la el envío de la solicitud:

Recuerde que puede salir y regresar a editar en cualquier momento, guardando gradualmente la información. Una vez reenviada la solicitud, aparecerá un cuadro de diálogo que le notificará la fecha del día actual en que efectuó los cambios; al cerrar este cuadro, regresará a la lista general de solicitudes donde podrá observar que la solicitud recién corregida ahora aparece bajo el estado "Revisión de Correcciones" y la opción de editarla, desaparece.

NOTA

El radicado de solicitud externa de documentación ante el Ministerio de Justicia y del Derecho se encuentra conformado por:

Posteriormente, cuando el Ministerio de Justicia y del Derecho reciba sus correcciones y sean aprobadas, este procederá a cargar la Resolución de Autorización del Aval para formar, de manera que la solicitud cambiará de estado nuevamente, quedando como Enviada al Director de Métodos quien deberá confirmar la Resolución de Autorización:

Una vez el Director de Métodos autorice la Resolución de Autorización de Aval para Formación, la entidad avala quedará activada y el estado de la solicitud cambiará a "Aprobado", tal como se muestra a continuación:

La persona inscrita como Director de la Entidad Avalada que ha sido recientemente autorizada, recibirá un correo electrónico notificando su creación o actualización en el sistema SICAAC. Allí se indicará el Rol y Ámbito asignados. Si el documento de identidad de esta persona no se encontraba en la base de datos del sistema, es decir, es un usuario nuevo, el mensaje incluirá también las credenciales (usuario y contraseña) para que haga su primera autenticación en el sistema, las cuales deberá cambiar tan pronto ingrese por primera vez para garantizar la confidencialidad de sus datos de acceso.

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*Instrucciones para el Rol Director de Métodos: En este módulo observará las instrucciones para la revisión de Solicitudes de Aval de Formación, así como la gestión de las mismas. Para acceder a estas funcionalidades, es necesario que inicie sesión en SICAAC con su usuario y contraseña respectivos. (Ver Autenticación en el Sistema.) A continuación, se observan las instrucciones para el manejo de este módulo desde el rol Director de Métodos.

Al ingresar a este módulo, se observa una lista que incorpora las Solicitudes de Aval pendientes por confirmar la Resolución de Autorización que han sido registradas en el sistema bajo su entidad:

Al hacer clic en el icono Ver Detalles de la Entidad que desea ver la resolución de autorización, se abrirá una nueva vista con tres pestañas organizadas horizontalmente, de las cuales la tercera y última es la más importante por cuanto hace efectivo el aval. A continuación se observa el aspecto y funcionalidad de cada una:

*Pestaña 1: Datos de la Entidad:

*Pestaña 2: Verificación:

*Pestaña 3: Confirmación de la Resolución de Autorización:

Al hacer clic en el botón , el sistema le pedirá que confirme la el envío de la autorización:

Al hacer clic sobre el "SÍ", el sistema le mostrará un mostrando un mensaje de envío exitoso en el área superior de la pantalla y le redireccionará a la lista de solicitudes en donde ya no se encuentra la solicitud de autorización aprobada.

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