Creación de Centros de Conciliación

*Azul: Acceso general *Verde: Opción de visualizar únicamente

En este módulo observará las instrucciones para la creación de Solicitudes de Creación de Centros de Conciliación, así como la gestión de la información de las mismas. Para acceder a estas funcionalidades, es necesario que inicie sesión en SICAAC con su usuario y contraseña respectivos. (Ver Autenticación en el Sistema.) A continuación, se observan las instrucciones para el manejo de este módulo desde el rol Representante de Entidad Promotora.

*(Para observar las indicaciones de manejo desde el Rol Director de Métodos, por favor desplácese hacia el final de este tema)*

*(Para observar las indicaciones de manejo desde el Rol Funcionario del Ministerio, por favor haga clic en este enlace: Creación de Centros de Conciliación: Funcionario Ministerio)

Una vez se autentique y seleccione el Rol y Ámbito correspondiente, diríjase a la barra de menú principal, ubicada en el área superior de la pantalla y seleccione la opción "SOLICITUDES" y en la lista que se despliega, seleccione la opción "Creación de Centros" así:

Al ingresar a este módulo, se observa una tabla que incorpora la lista de Solicitudes de Creación de Centros de Conciliación que han sido registradas en el sistema bajo su entidad:

Al dar clic en el botón Seguimiento de la Solicitud, aparecerá la siguiente vista:

Tenga en cuenta que la opción de Editar la información de una solicitud (), sólo será visible cuando el estado de esta sea: "En construcción", "Realizar correcciones" o "Atendiendo observaciones". Si la solicitud presenta un estado distinto a estos, no se visualizará el icono Editar.

*Crear una Solicitud de Creación de Centro: Para generar una nueva solicitud, haga clic en el botón , aparecerá la siguiente vista que incluye 4 pestañas organizadas verticalmente, así:

*Pestaña 1: Datos del Centro:

*Pestaña 2: Datos del Director del Centro: Esta pestaña está dividida en dos vistas en las cuales deberá ingresar el tipo y número de documento del director para que el sistema valide si ya existe un registro bajo esa identificación. Luego, aparecerá una segunda vista con el formulario respectivo que puede poseer o no información en los diferentes campos, lo cual dependerá de si la información del director no existe aún en la base de datos o si por el contrario ya se han relacionado datos a esa persona. En cualquier caso, el usuario podrá completar, agregar o editar información e incluso cambiar al director utilizando el botón indicado para ello.

*Vista 1: Verificación de Identificación:

*Vista 2: Diligenciar datos Dir. Centro:

*Pestaña 3: Requisitos:

NOTA

Al momento de cargar los documentos de la vista anterior, tenga en cuenta lo establecido en el Decreto 1069 de 2015, en lo respectivo a:

1. Solicitud de la entidad interesada: debe reunir los requisitos señalados en el art. 2.2.4.2.2.3.

2. Recursos Financieros: es indispensable adjuntar la documentación que los soporta, según lo dispuesto en el art. 2.2.4.2.2.3.

3. Fotografías de los Recursos Logísticos y Físicos: se deben cargar las imágenes de las áreas descritas en la solicitud, por disposición del art. 2.2.4.2.2.4.

4. Proyecto de Reglamento del Centro: es necesario adjuntar a la solicitud el documento que lo contiene, desarrollando los aspectos señalados en el art. 2.2.4.2.2.5 y/o 2.2.4.2.2.6.

*Pestaña 4: Enviar solicitud:

Al hacer clic en el botón , el sistema le pedirá que confirme la el envío de la solicitud:

Una vez enviada la solicitud, aparecerá un cuadro de diálogo confirmando el registro de la misma:

NOTA

El radicado de solicitud externa de documentación ante el Ministerio de Justicia y del Derecho se encuentra conformado por:

Al cerrar este cuadro, el sistema le redireccionará a la lista inicial de solicitudes, donde aparecerá la que acaba de crear y cuyo estado será "Enviada al Ministerio".

Debe estar atento(a) durante la creación de la solicitud, ya que si desea modificar algún dato o continuar diligenciando la información luego, podrá hacerlo siempre y cuando NO oprima el botón ubicado al final de todo el proceso, ya que esta acción remitirá la solicitud al Ministerio para su revisión y Ud. no podrá efectuar cambios en el futuro.

Recuerde que este módulo del sistema tiene una función de guardado de información por etapas, es decir, en el proceso de creación de la solicitud cuyas vistas se dividen en pestañas, encontrará el botón al final de cada una, lo que le permitirá guardar la información que ha ingresado hasta el momento sin que sea obligatorio realizar todo el proceso en un solo momento. Cuando desee salir de la vista de creación de solicitud, guarde la última información diligenciada y haga clic en el botón que lo conducirá a la lista inicial de solicitudes; de esta manera podrá editar o completar la solicitud después, haciendo clic en el icono editar .

A continuación se listan los diferentes estados por los que pasa la Solicitud de Creación de Centro de Conciliación desde su creación hasta su archivo:

EN CONSTRUCCIÓN: Cuando la solicitud se encuentra en proceso de creación por parte del Representante de la Entidad Promotora y no se ha remitido aún al Ministerio.
ENVIADA AL MINISTERIO: Cuando la solicitud ha sido diligenciada en su totalidad y se ha remitido al Ministerio para su revisión pulsando el botón ubicado en la última pestaña de la vista de creación.
EN REVISIÓN: Cuando MinJusticia recibe la solicitud y procede a revisarla detalladamente.
REALIZAR CORRECCIONES: Cuando MinJusticia realiza alguna observación o corrección y ha remitido la solicitud de vuelta para que el Rpte. de la Entidad Promotora haga los cambios respectivos.
ATENDIENDO OBSERVACIONES: Cuando la solicitud es recibida por el Rpte. de la Entidad Promotora y este se encuentra editándola y/o complementándola de acuerdo a las observaciones.
REVISIÓN DE VERIFICACIÓN: Cuando el Rpte. de la Entidad Promotora reenvía la solicitud al Ministerio con las correcciones aplicadas y este la recibe para hacer una segunda revisión de verificación.
APROBADA: Cuando MinJusticia termina de verificar las correcciones y admite o avala la solicitud.
RECHAZADA: Cuando MinJusticia termina de verificar las correcciones y no admite la solicitud dado que no cumple con los requisitos y/o no subsana los requerimientos hechos.
ARCHIVADA: Cuando la solicitud ha sido rechazada o hay desistimiento por parte del solicitante y se procede a su archivo.
RESOLUCIÓN DE AUTORIZACIÓN: Cuando MinJusticia ratifica la aprobación de la solicitud mediante el aval o autorización oficial de la misma.

Cada vez que haya un cambio de estado, el SICAAC le notificará vía correo electrónico sobre esta novedad, permitiéndole llevar un control constante sobre su solicitud.

A continuación se observa un ejemplo del aspecto de la vista de Detalles () que ofrece el sistema sobre una solicitud que fue Aprobada:

Haciendo clic en el icono Ver Detalles ubicado al extremo derecho de la lista, podrá observar la información completa de la solicitud.

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*¿QUÉ SUCEDE CUANDO LA SOLICITUD HA SIDO REVISADA Y DEVUELTA PARA SU CORRECCIÓN? : A continuación se observan las instrucciones de manejo de este módulo, en el evento en que el Ministerio de Justicia y del Derecho haya recibido, revisado y devuelto la solicitud a la Entidad Promotora para su corrección:

El usuario deberá iniciar sesión en SICAAC con su usuario y contraseña asignados y dirigirse al módulo de Solicitudes > Creación de Centros. Una vez allí observará la lista de solicitudes que posee la Entidad, en la que debe ubicar la solicitud sobre la que ha recibido la notificación de cambio de estado vía correo electrónico. Al frente de la solicitud, observará que el icono de Editar () está activo nuevamente y podrá hacer clic sobre él para proceder a observar las correcciones hechas por MinJusticia y hacer los ajustes necesarios.

*Vista de observación y aplicación de correcciones:

Al pulsar el botón se habilitarán todas las pestañas que contienen la información de la solicitud, permitiéndole editar y/o complementarla. Recuerde NO hacer clic en el botón hasta asegurarse de haber aplicado la corrección solicitada por el Ministerio y cerciorarse de que todo lo demás esté en orden, ya que una vez reenvíe la solicitud para ser verificada nuevamente, no podrá modificarla.

Al hacer clic en el botón , el sistema le pedirá que confirme la el envío de la solicitud:

Recuerde que puede salir y regresar a editar en cualquier momento, guardando gradualmente la información. Una vez reenviada la solicitud, aparecerá un cuadro de diálogo que le notificará la fecha del día actual en que efectuó los cambios; al cerrar este cuadro, regresará a la lista general de solicitudes donde podrá observar que la solicitud recién corregida ahora aparece bajo el estado "Revisión de Correcciones" y la opción de editarla, desaparece.

NOTA

El radicado de solicitud externa de documentación ante el Ministerio de Justicia y del Derecho se encuentra conformado por:

Posteriormente, cuando el Ministerio de Justicia y del Derecho reciba sus correcciones y sean aprobadas, este procederá a cargar la Resolución de Autorización para la creación del centro, de manera que la solicitud cambiará de estado nuevamente, quedando como Enviada al Director de Métodos quien deberá confirmar la Resolución de Autorización:

Una vez el Director de Métodos autorice la Resolución de Autorización de Creación del Centro, el centro activado y el estado de la solicitud cambiará a "Aprobada", tal como se muestra a continuación:

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*Instrucciones para el Rol Director de Métodos: En este módulo observará las instrucciones para la revisión de Solicitudes de Creación de Centros, así como la gestión de las mismas. Para acceder a estas funcionalidades, es necesario que inicie sesión en SICAAC con su usuario y contraseña respectivos. (Ver Autenticación en el Sistema.) A continuación, se observan las instrucciones para el manejo de este módulo desde el rol Director de Métodos.

Una vez autenticado y seleccionado el Rol y Ámbito correspondiente, diríjase a la barra de menú principal, ubicada en el área superior de la pantalla y seleccione la opción "SOLICITUDES" y en la lista que se despliega, seleccione la opción "Confirmar Resolución de Autorización" así:

Al ingresar a este módulo, se observa una lista que incorpora las Solicitudes de Creación de Centros pendientes por confirmar la Resolución de Autorización que han sido registradas en el sistema bajo su entidad:

Al hacer clic en el icono Ver Detalles de la Entidad que desea ver la resolución de autorización, se abrirá una nueva vista con tres pestañas organizadas horizontalmente, de las cuales la tercera y última es la más importante por cuanto hace efectivo el aval. A continuación se observa el aspecto y funcionalidad de cada una:

*Pestaña 1: Datos de la Entidad:

*Pestaña 2: Verificación:

*Pestaña 3: Confirmación de la Resolución de Autorización:

Al hacer clic en el botón , el sistema le pedirá que confirme la el envío de la autorización:

Al hacer clic sobre el "SÍ", el sistema le mostrará un mostrando un mensaje de envío exitoso en el área superior de la pantalla y le redireccionará a la lista de solicitudes en donde ya no se encuentra la solicitud de autorización aprobada.

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