Creación de Centros de Conciliación: Funcionario Ministerio

En este módulo observará las instrucciones para la recepción, revisión y aprobación o rechazo de Solicitudes de Creación de Centros. Para acceder a estas funcionalidades, es necesario que inicie sesión en SICAAC con su usuario y contraseña respectivos. (Ver Autenticación en el Sistema.) A continuación, se observan las instrucciones para el manejo de este módulo desde el rol Funcionario del Ministerio de Justicia y del Derecho:

Una vez autenticado y seleccionado el Rol y Ámbito correspondiente, diríjase a la barra de menú principal, ubicada en el área superior de la pantalla y seleccione la opción "SOLICITUDES" y en la lista que se despliega, seleccione la opción "Creación de Centros" así:

Al ingresar a este módulo, se observa una tabla que incorpora la lista de Solicitudes de Creación de Centros de Conciliación, Arbitraje y/o Amigable Composición que han sido remitidas al Ministerio hasta el momento para su respectiva revisión:

Al dar clic en el botón Seguimiento de la Solicitud, aparecerá la siguiente vista:

*Reasignar una Solicitud: Al dar clic en el botón Reasignar la Solicitud , el sistema le mostrará una pantalla en donde deberá indicar el funcionario a quien va a reasginar la solicitud:

Al hacer clic en el botón , el sistema le pedirá que confirme la reasignación de la solicitud:

Una vez confirme la reasignación de la solicitud, el sistema mostrará el siguiente mensaje:

A continuación se observan las instrucciones para llevar a cabo un proceso de verificación de solicitudes de creación de centros:

*Valorar una Solicitud de Creación de Centro: Para proceder a revisar y validar el cumplimiento de requisitos de una solicitud, haga clic en el botón , aparecerá la siguiente vista que incluye tres pestañas organizadas horizontalmente: Datos del centro, Verificación y Enviar. A continuación se observa el aspecto y los elementos que componen cada una.

*Pestaña 1: Datos del Centro: En este espacio, el usuario podrá visualizar la información relacionada con la Entidad Promotora solicitante y del Centro que se quiere crear, para el cual se hace la solicitud.

*Pestaña 2: Verificación: En esta pestaña, el usuario podrá validar si la solicitud recibida cumple o no los requisitos establecidos para la obtención de la autorización de creación que dicta la normatividad vigente, haciendo la respectiva valoración, marcando o no la casilla de aprobación y manifestando las respectivas observaciones según el caso:

*Ejemplo vista de detalles de un requisito: Al pulsar el icono Ver Detalles el funcionario podrá observar la información que la solicitud incorpora de acuerdo al requisito que se observa. De igual manera podrá descargar los archivos adjuntos que esta posea, para hacer una correcta evaluación de la misma.

*Pestaña 3: Enviar: En este espacio, el usuario que hace la verificación deberá manifestar la decisión de aprobar o no la solicitud recibida, de acuerdo al cumplimiento de los requisitos señalados. Vale la pena recordar que para otorgar la autorización de creación de un Centro, se debe cumplir con todos los requisitos establecidos, evidenciados a través de la solicitud, según lo establece el artículo 2.2.4.2.2.3 del Decreto 1069 de 2015.

De incumplir al menos uno de estos requisitos, se remitirá una notificación a la Entidad Promotora para que haga las correcciones pertinentes y reenvíe la solicitud para una nueva verificación por parte de MinJusticia, lo que se reflejará en un cambio de estado de la solicitud.

En caso de que la verificación de la solicitud sea exitosa y esta apruebe todos los requisitos, se enviará notificación a la Entidad Promotora. A continuación se observa el ejemplo de una verificación cuyo resultado es NO Aprobado, lo cual implica o bien la devolución de la solicitud para su corrección, o bien el rechazo de la misma.

Al hacer clic en el botón , el sistema le pedirá que confirme la el envío de la solicitud:

Una vez enviada la solicitud con el Estado correspondiente, el sistema le redireccionará a la lista inicial de solicitudes, mostrando un mensaje de envío exitoso en el área superior de la pantalla. Así mismo, Ud. podrá observar que la solicitud refleja automáticamente el estado que ha sido asignado, evento que también observará el Representante de la Entidad Promotora quien será notificado de esta novedad.

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*¿QUÉ SUCEDE CUANDO LA SOLICITUD HA SIDO CORREGIDA Y REENVIADA PARA SU SEGUNDA REVISIÓN?: A continuación se observan las instrucciones de manejo de este módulo, en el evento en que la Entidad Promotora haya recibido, corregido y devuelto la solicitud a MinJusticia para su nueva revisión:

El usuario deberá iniciar sesión en SICAAC con su usuario y contraseña asignados y dirigirse al módulo de Solicitud de Creación de Centros. Una vez allí observará la lista de solicitudes existentes, en la que debe ubicar la solicitud sobre la que ha recibido la notificación de cambio de estado vía correo electrónico. Al frente de la solicitud, observará que el icono de Verificar () está activo nuevamente y podrá hacer clic sobre él para proceder a revisar las correcciones efectuadas e indicar su aval o rechazo.

*Vista de valoración y aprobación de correcciones: Ingresando a hacer la verificación, el usuario deberá revisar y aprobar o corregir nuevamente los cambios hechos por el Representante de la Entidad Promotora, requisito a requisito. A continuación se muestra un ejemplo en el que la corrección ha sido atendida satisfactoriamente y el usuario bajo el Rol Ministerio procede a aprobar la solicitud.

Al hacer clic en el botón , el sistema le pedirá que confirme la el envío de la solicitud:

Al hacer clic sobre el "SÍ" , el sistema le redireccionará a la siguiente vista que muestra la lista inicial de solicitudes, tanto aquellos pendientes por cargar la resolución de creación (en donde debe aparecer el que se acaba de aprobar), como los que ya han sido plenamente autorizados por MinJusticia para ejercer como Centros.

Al hacer clic en el botón , el sistema le mostrará una vista organizada en tres pestañas horizontales. La pestaña "Datos Centro" le mostrará los datos de l centro a crear. La pestaña "Director Centro" le mostrará la información del director del centro a crear. La pestaña "Cargar Resolución de Creación de Centro" le permitirá cargar el documento con la Resolución de Autorización de la solicitud tal como se muestra a continuación:

Una vez guardada la Resolución de Autorización, el sistema le redireccionará a la lista inicial de solicitudes, mostrando un mensaje de envío exitoso en el área superior de la pantalla.

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*CARGA RESOLUCIÓN AUTORIZACIÓN: De igual forma, dentro del menú "SOLICITUDES", en la lista desplegable, encontrará la opción "Carga Resolución de Autorización", que le llevará a observar las diferentes solicitudes pendientes por este documento:

Continuando con el proceso de revisión y registro de resolución de autorización, haga clic en el icono Ver Detalles del Centro sobre el que ha venido trabajando. Se abrirá una nueva vista con tres pestañas organizadas horizontalmente, de las cuales la tercera y última es crucial por cuanto hace efectiva la autorización. A continuación se observa el aspecto y funcionalidad de cada una:

*Pestaña 1: Datos del Centro:

*Pestaña 2: Datos del Director de Centro:

*Pestaña 3: Cargar Resolución de Creación de Centro:

Una vez cargado el documento, el sistema le redireccionará a la lista inicial de Centros. La persona inscrita como Director del Centro, recibirá un correo electrónico notificándole que ha sido actualizado o creado en el sistema SICAAC, indicando su Rol y Ámbito asignados. Si el documento de identidad de esta persona no se encontraba en la base de datos del sistema, es decir, es un usuario nuevo, el mensaje incluirá también las credenciales (usuario y contraseña) para que haga su primera autenticación en el sistema, las cuales deberá cambiar tan pronto ingrese por primera vez para garantizar la confidencialidad de sus datos de acceso.