Trámite Modificación Condiciones de Funcionamiento
*Azul: Acceso general *Verde: Opción de visualizar únicamente
En este módulo observará las instrucciones para la modificación de condiciones de funcionamiento, así como la gestión de la información de los mismas. Para acceder a estas funcionalidades, es necesario que inicie sesión en SICAAC con su usuario y contraseña respectivos. (Ver Autenticación en el Sistema.) A continuación, se observan las instrucciones para el manejo de este módulo desde el rol Representante de Entidad Promotora.
*(Para observar las indicaciones de manejo desde el Rol Director de Métodos, por favor desplácese hacia el final de este tema)*
*(Para observar las indicaciones de manejo desde el Rol Funcionario Ministerio, por favor haga clic en este enlace: Trámite Modificación Condiciones de Funcionamiento: Funcionario Ministerio)
Una vez autenticado y seleccionado el Rol y Ámbito correspondiente, diríjase a la barra de menú principal, ubicada en el área superior de la pantalla y seleccione la opción "SOLICITUDES" y en la lista que se despliega, seleccione la opción "Modificación Condiciones de Funcionamiento" así:
Al ingresar a este módulo, se observa una vista que incorpora la lista de solicitudes hechas al ministerio divididas en 2 pestañas:
*Pestaña 1: Centro:
*Pestaña 2: Entidad Avalada:
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Tenga en cuenta que la opción de Valorar Solicitud ( ), sólo será visible cuando el estado de esta sea diferente a "Resolución de Archivo"; este estado aparece una vez la solicitud ya fue valorada.. Si la solicitud presenta un estado distinto a estos, no se visualizará el icono Editar.
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Al dar clic en el botón 
Seguimiento de la Solicitud, aparecerá la siguiente vista:
Al dar clic en el botón 
Editar Solicitud, el sistema le mostrará la información de la solicitud dividida en 4 pestañas:
*Pestaña 1: Registro de Solicitud: En esta pestaña se muestra información básica de una solicitud:
*Pestaña 2: Modificación de Datos: Al hacer clic en el botón 
, el sistema le mostrará la siguiente vista:
*Pestaña 3: Requisitos: En este espacio el usuario deberá adjuntar una serie de documentos que respaldan la solicitud
*Pestaña 4: Enviar la Solicitud: La cuarta y última pestaña es la confirmación y envío de su solicitud de modificación de condiciones de funcionamiento al Ministerio de Justicia y del Derecho.
Luego de adjuntar los Documentos Requeridos a la Solicitud en la pestaña anterior, en el área superior de la pantalla aparecerá un mensaje de confirmación exitosa:
Al hacer clic en el botón 
, el sistema le pedirá que confirme la el envío de la solicitud:
Y en el centro de la pantalla observará este cuadro de diálogo que indica el número de solicitud que acaba de registrar y la fecha de creación de la misma:
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NOTA
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El radicado de solicitud externa de documentación ante el Ministerio de Justicia y del Derecho se encuentra conformado por:
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Al enviar la solicitud y cerrar el cuadro de diálogo, el sistema le redireccionará a la lista inicial de solicitudes, donde aparecerá la que acaba de crear y cuyo estado será "Enviada al Ministerio" por tanto la opción de Editar desaparece. Haciendo clic en el icono Ver Detalles 
ubicado al extremo derecho de la lista, podrá observar la información completa de la solicitud.
*Crear una Solicitud: Para adicionar una nueva solicitud de modificación de condiciones de funcionamiento, haga clic en el botón 
, aparecerá la siguiente pantalla en donde deberá hacer el registro de la solicitud:
*Vista 1:
*Vista 2:
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NOTA
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Tenga en cuenta que toda modificación a de condiciones de funcionamiento, debe ser solicitada ante el Ministerio de Justicia y del Derecho y aprobada por el mismo.
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Una vez se registra la solicitud, el sistema le mostrará una vista que incluye cuatro pestañas organizadas verticalmente: Registro de Solicitud (Modificada al inicio del proceso), Modificación de Datos, Requisitos y Enviar. A continuación se observa el aspecto y los elementos que componen cada una:
*Pestaña 2: Modificación de Datos:
*Pestaña 3: Requisitos: En este espacio el usuario deberá adjuntar una serie de documentos que respaldan la solicitud
*Pestaña 4: Enviar la Solicitud: La cuarta y última pestaña es la confirmación y envío de su solicitud de modificación de condiciones de funcionamiento al Ministerio de Justicia y del Derecho.
Luego de adjuntar los Documentos Requeridos a la Solicitud en la pestaña anterior, en el área superior de la pantalla aparecerá un mensaje de confirmación exitosa:
Al hacer clic en el botón , el sistema le pedirá que confirme la el envío de la solicitud:
Y en el centro de la pantalla observará este cuadro de diálogo que indica el número de solicitud que acaba de registrar y la fecha de creación de la misma:
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NOTA
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El radicado de solicitud externa de documentación ante el Ministerio de Justicia y del Derecho se encuentra conformado por:
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Al enviar la solicitud y cerrar el cuadro de diálogo, el sistema le redireccionará a la lista inicial de solicitudes, donde aparecerá la que acaba de crear y cuyo estado será "Enviada al Ministerio" por tanto la opción de Editar desaparece. Haciendo clic en el icono Ver Detalles ubicado al extremo derecho de la lista, podrá observar la información completa de la solicitud.
A continuación se listan los diferentes estados por los que pasa la Solicitud de Modificación de Condiciones de Funcionamiento desde su creación hasta su archivo:
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EN CONSTRUCCIÓN: Cuando la solicitud se encuentra en proceso de creación por parte del Representante de la Entidad Promotora y no se ha remitido aún al Ministerio.
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ENVIADA AL MINISTERIO: Cuando la solicitud ha sido diligenciada en su totalidad y se ha remitido al Ministerio para su revisión pulsando el botón ubicado en la última pestaña de la vista de creación.
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EN REVISIÓN: Cuando MinJusticia recibe la solicitud y procede a revisarla detalladamente.
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REALIZAR CORRECCIONES: Cuando MinJusticia realiza alguna observación o corrección y ha remitido la solicitud de vuelta para que el Rpte. de la Entidad Promotora haga los cambios respectivos.
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ATENDIENDO OBSERVACIONES: Cuando la solicitud es recibida por el Rpte. de la Entidad Promotora y este se encuentra editándola y/o complementándola de acuerdo a las observaciones.
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REVISIÓN DE VERIFICACIÓN: Cuando el Rpte. de la Entidad Promotora reenvía la solicitud al Ministerio con las correcciones aplicadas y este la recibe para hacer una segunda revisión de verificación.
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APROBADA: Cuando MinJusticia termina de verificar las correcciones y admite o avala la solicitud.
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RECHAZADA: Cuando MinJusticia termina de verificar las correcciones y no admite la solicitud dado que no cumple con los requisitos y/o no subsana los requerimientos hechos.
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ARCHIVADA: Cuando la solicitud ha sido rechazada o hay desistimiento por parte del solicitante y se procede a su archivo.
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RESOLUCIÓN DE AUTORIZACIÓN: Cuando MinJusticia ratifica la aprobación de la solicitud mediante el aval o autorización oficial de la misma.
Cada vez que haya un cambio de estado, el SICAAC le notificará vía correo electrónico sobre esta novedad, permitiéndole llevar un control constante sobre su solicitud.
A continuación se observa un ejemplo del aspecto de la vista de Detalles (
) que ofrece el sistema sobre una solicitud que fue Rechazada:
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*¿QUÉ SUCEDE CUANDO LA SOLICITUD HA SIDO REVISADA Y DEVUELTA PARA SU CORRECCIÓN? : A continuación se observan las instrucciones de manejo de este módulo, en el evento en que el Ministerio de Justicia y del Derecho haya recibido, revisado y devuelto la solicitud a la Entidad Promotora para su corrección:
El usuario deberá iniciar sesión en SICAAC con su usuario y contraseña asignados y dirigirse al módulo de Solicitudes > Modificación de Condiciones ed Funcionamiento. Una vez allí observará la lista de solicitudes que posee la Entidad, en la que debe ubicar la solicitud sobre la que ha recibido la notificación de cambio de estado vía correo electrónico. Al frente de la solicitud, observará que el icono de Editar () está activo nuevamente y podrá hacer clic sobre él para proceder a observar las correcciones hechas por MinJusticia y hacer los ajustes necesarios. A continuación se muestra el proceso con una Solicitud de Modificación de Condiciones de Funcionamiento para una Entidad Avalada:
*Vista de observación y aplicación de correcciones:
Al pulsar el botón 
se habilitarán todas las pestañas que contienen la información de la solicitud, permitiéndole editar y/o complementarla. Recuerde NO hacer clic en el botón hasta asegurarse de haber aplicado la corrección solicitada por el Ministerio y cerciorarse de que todo lo demás esté en orden, ya que una vez reenvíe la solicitud para ser verificada nuevamente, no podrá modificarla.
Al hacer clic en el botón , el sistema le pedirá que confirme la el envío de la solicitud:
Recuerde que puede salir y regresar a editar en cualquier momento, guardando gradualmente la información. Una vez reenviada la solicitud, aparecerá un cuadro de diálogo que le notificará la fecha del día actual en que efectuó los cambios; al cerrar este cuadro, regresará a la lista general de solicitudes donde podrá observar que la solicitud recién corregida ahora aparece bajo el estado "Revisión de Correcciones" y la opción de editarla, desaparece.
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NOTA
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El radicado de solicitud externa de documentación ante el Ministerio de Justicia y del Derecho se encuentra conformado por:
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Posteriormente, cuando el Ministerio de Justicia y del Derecho reciba sus correcciones y sean aprobadas, este procederá a cargar la Resolución de Autorización para la creación del centro, de manera que la solicitud cambiará de estado nuevamente, quedando como Enviada al Director de Métodos quien deberá confirmar la Resolución de Autorización:
Una vez el Director de Métodos autorice la Resolución de Autorización de Modificación de Condiciones de Funcionamiento, el estado de la solicitud cambiará a "Aprobada", tal como se muestra a continuación:
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*Instrucciones para el Rol Director de Métodos: En este módulo observará las instrucciones para la revisión de Solicitudes de Modificación de Condiciones de Funcionamiento, así como la gestión de las mismas. Para acceder a estas funcionalidades, es necesario que inicie sesión en SICAAC con su usuario y contraseña respectivos. (Ver Autenticación en el Sistema.) A continuación, se observan las instrucciones para el manejo de este módulo desde el rol Director de Métodos.
Una vez autenticado y seleccionado el Rol y Ámbito correspondiente, diríjase a la barra de menú principal, ubicada en el área superior de la pantalla y seleccione la opción "SOLICITUDES" y en la lista que se despliega, seleccione la opción "Confirmar Resolución de Autorización" así:
Al ingresar a este módulo, se observa una lista que incorpora las Solicitudes de Modificación de Condiciones de Funcionamiento pendientes por confirmar la Resolución de Autorización que han sido registradas en el sistema bajo su entidad. A continuación se muestra el proceso con una Solicitud de Modificación de Condiciones de Funcionamiento para un Centro:
Al hacer clic en el icono Ver Detalles de la Entidad que desea ver la resolución de autorización, se abrirá una nueva vista con tres pestañas organizadas horizontalmente, de las cuales la tercera y última es la más importante por cuanto hace efectivo el aval. A continuación se observa el aspecto y funcionalidad de cada una:
*Pestaña 1: Datos de la Entidad:
*Pestaña 2: Verificación:
*Pestaña 3: Confirmación de la Resolución de Autorización:
Al hacer clic en el botón 
, el sistema le pedirá que confirme la el envío de la autorización:
Al hacer clic sobre el "SÍ", el sistema le mostrará un mostrando un mensaje de envío exitoso en el área superior de la pantalla y le redireccionará a la lista de solicitudes en donde ya no se encuentra la solicitud de autorización aprobada.
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Trámite Modificación Condiciones de Funcionamiento: Funcionario Ministerio